Pendahuluan
Badan legislatif mahasiswa memegang peran sentral dalam mengatur dan mewakili kepentingan mahasiswa di lingkungan perguruan tinggi. Sebagai lembaga yang mendasarkan kegiatan pada demokrasi mahasiswa, badan legislatif ini tidak hanya menghasilkan kebijakan-kebijakan yang mempengaruhi kehidupan kampus, tetapi juga menjadi platform untuk menyuarakan aspirasi dan kebutuhan kolektif mahasiswa. Dengan struktur dan proses pengambilan keputusan yang transparan, badan legislatif mahasiswa mencerminkan esensi partisipasi aktif dalam pembentukan masa depan akademik dan sosial mahasiswa.
Dewan Perwakilan Mahasiswa, atau yang sering disingkat sebagai DPM, merupakan lembaga legislatif yang memegang peran vital dalam kehidupan mahasiswa di sebuah perguruan tinggi. Sebagai wadah yang mewakili suara mahasiswa, DPM bertanggung jawab dalam merumuskan kebijakan serta mengambil keputusan yang berdampak langsung pada kehidupan akademik dan non-akademik di kampus. Keberadaannya tidak hanya sebagai penyalur aspirasi mahasiswa, tetapi juga sebagai pengawal bagi keadilan, transparansi, dan akuntabilitas di lingkungan kampus.
Peran pengawasan oleh DPM
Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) memainkan peran penting dalam mengawasi berbagai kegiatan dan kebijakan yang diterapkan di lingkungan perguruan tinggi. Peran DPM di antara lain adalah bertugas mengawasi pelaksanaan program kerja Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) dan Himpunan Mahasiswa Prodi (HMP) dengan cara memastikan bahwa setiap program kerja berjalan sesuai rencana dan anggaran yang telah disetujui serta mengawasi pelaksanaan Pemira untuk memastikan bahwa proses pemilihan berjalan dengan jujur, adil, dan transparan. DPM juga berperan dalam meninjau dan memberikan masukan terhadap kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh pihak kampus termasuk kebijakan akademik, keuangan, dan kebijakan lainnya yang berpengaruh pada kehidupan mahasiswa.
Di samping itu, DPM melakukan audit kinerja terhadap organisasi mahasiswa untuk memastikan bahwa setiap program dan kegiatan dilaksanakan secara efektif dan efisien dengan mengevaluasi pencapaian target dan memberikan rekomendasi perbaikan jika diperlukan serta mengadakan rapat evaluasi dan koordinasi dengan BEM dan organisasi mahasiswa lainnya untuk membahas pencapaian, tantangan, dan rencana ke depan. Rapat ini bertujuan untuk memastikan sinergi dan efisiensi dalam pelaksanaan program dan kegiatan. Dengan menjalankan peran-peran tersebut, DPM memastikan bahwa kegiatan mahasiswa berjalan dengan baik, transparan, dan sesuai dengan tujuan pendidikan yang diinginkan juga membantu menjaga keseimbangan antara kebutuhan dan kepentingan mahasiswa dengan kebijakan yang diterapkan oleh pihak kampus.
Proses pengawasan dan budgeting di DPM
Di Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) FMIPA UNESA, proses pengawasan dan budgeting melibatkan beberapa langkah penting. Setelah Himpunan Mahasiswa Prodi (HMP) dan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) mengajukan proposal kegiatan yang telah disetujui oleh fakultas, proposal tersebut langsung dikumpulkan ke DPM FMIPA UNESA. DPM tidak memberikan persetujuan akhir tetapi melakukan penilaian terhadap proposal dengan menggunakan rubrik penilaian.
Selanjutnya, setelah penilaian, HMP dan BEM melaksanakan kegiatan sesuai dengan rencana anggaran yang telah disetujui oleh fakultas. DPM FMIPA UNESA melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana dengan memeriksa laporan keuangan yang diajukan oleh HMP dan BEM. Selain itu, DPM dapat melakukan audit keuangan untuk memastikan dana digunakan sesuai dengan rencana. Setelah kegiatan selesai, HMP dan BEM menyusun Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) yang mencakup evaluasi kegiatan dan laporan keuangan akhir, dan LPJ ini diperiksa oleh DPM FMIPA UNESA untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan dana.
Di samping itu, DPM FMIPA UNESA juga menyediakan umpan balik yang konstruktif bagi HMP dan BEM terkait dengan proposal dan laporan yang mereka ajukan. Proses ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas perencanaan dan pelaksanaan kegiatan di masa depan. Dengan adanya umpan balik ini, diharapkan bahwa HMP dan BEM dapat lebih baik dalam menyusun proposal yang lebih realistis dan detail, serta menyajikan laporan keuangan yang lebih akurat dan transparan.
Transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan anggaran
Transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan anggaran adalah prinsip fundamental yang harus dijunjung tinggi oleh setiap organisasi. Transparansi dalam pengelolaan anggaran berarti organisasi secara terbuka menginformasikan bagaimana dana digunakan, termasuk rincian pengeluaran, alokasi dana, dan hasil yang dicapai. Hal ini memberikan pemangku kepentingan, seperti anggota organisasi, donor, atau masyarakat umum, akses terhadap informasi yang diperlukan untuk memahami keputusan keuangan organisasi. Dengan adanya transparansi, organisasi dapat membangun kepercayaan dan menunjukkan bahwa mereka berkomitmen untuk menggunakan sumber daya dengan bijaksana dan efisien.
Akuntabilitas, di sisi lain, melibatkan tanggung jawab organisasi untuk menjelaskan dan membenarkan penggunaan dana yang mereka kelola. Organisasi harus siap untuk memberikan penjelasan yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak-pihak terkait tentang bagaimana dana digunakan dan apa hasilnya. Ini tidak hanya mencakup pelaporan keuangan yang akurat dan tepat waktu, tetapi juga evaluasi kinerja dan dampak dari program atau proyek yang didanai. Dengan menegakkan prinsip-prinsip akuntabilitas, organisasi memastikan bahwa dana yang diterima digunakan untuk tujuan yang benar dan memberikan manfaat yang nyata, serta meminimalkan risiko penyalahgunaan atau pemborosan sumber daya.
Tantangan dalam pengawasan dan budgeting
Dalam melakukan pengawasan dan budgeting, para dewan tentu saja banyak menemukan tantangan saat menjalankan tugasnya. Mahasiswa secara umum mungkin kurang peduli atau tidak terlibat dalam proses pengawasan dan budgeting, yang dapat melemahkan posisi DPM dalam mengadvokasi transparansi dan akuntabilitas. Kurangnya dukungan dari mahasiswa dapat mengurangi legitimasi DPM dalam menjalankan fungsi pengawasan. Selain itu, pengumpulan proposal kegiatan maupun laporan pertanggungjawaban dari eksekutif sering terlambat, dan undangan yang sering disampaikan mendadak oleh pihak eksekutif juga menjadi kendala. Bahkan, pihak eksekutif yang kurang berkenan pada DPM menambah kompleksitas tantangan yang dihadapi.
Solusi untuk tantangan dalam pengawasan dan budgeting yang dihadapi oleh Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) meliputi beberapa langkah penting. Pertama, meningkatkan keterlibatan mahasiswa melalui sosialisasi dan edukasi. Kedua, mengatasi keterlambatan pengumpulan dokumen dengan menetapkan jadwal pengumpulan proposal yang ketat, menginformasikan lebih awal, serta menerapkan sanksi dan insentif untuk mendorong kepatuhan. Ketiga, memperbaiki komunikasi dengan pihak eksekutif melalui koordinasi berkala dan musyawarah untuk mengatasi konflik secara baik. Keempat, meningkatkan transparansi dan dokumentasi dalam setiap proses. Kelima, menunjuk pihak yang bertanggung jawab untuk terus mem-follow up mahasiswa dalam mengunggah proposal, laporan keuangan, dan LPJ agar tepat waktu. Terakhir, membangun hubungan yang baik dengan mahasiswa melalui dialog terbuka. Dengan mengimplementasikan solusi-solusi ini, diharapkan DPM dapat menjalankan tugas pengawasan dan budgeting dengan lebih efektif, transparan, dan akuntabel, serta mendapatkan dukungan penuh dari seluruh mahasiswa.
Studi kasus & best practices
Pada beberapa kampus, contohnya pada UBB tahun 2022, dilaksanakan pelatihan tentang pengawasan dan budgeting yang menghadirkan narasumber berkompeten dari bidangnya, baik dari rektorat maupun beberapa anggota DPR RI. Hal tersebut dapat meningkatkan mutu lembaga legislatif kemahasiswaan pada kampus-kampus tersebut dalam hak pengawasan budgeting maupun legislatif, sehingga hasil yang dapat dilihat adalah berkurangnya defisit anggaran dalam kurun waktu yang terbilang singkat. Pada beberapa kampus lain juga tercanangkan adanya pelaksanaan pengawasan budgeting oleh DPM dengan basis web, di mana mahasiswa dapat mengajukan anggaran dan melakukan pelaporan pula secara real time dan transparan.
pengadopsian poin yang dapat dilakukan oleh DPM lain adalah bagaimana cara terus mengembangkan SDM, sehingga organisasi legislatif kampus dapat berjalan sesuai tupoksi dan menyelesaikannya secara maksimal. Tidak terbatas dengan pelatihan, namun peningkatan SDM juga dapat terjadi dengan konsistensi para anggota dalam melakukan tugas dan menjalankan program kerja sehingga dapat mendapat evaluasi-evaluasi untuk menjadi pembelajaran. Selain itu, adanya pemanfaatan teknologi juga sangat penting. Dengan adanya kemajuan teknologi yang sangat pesat, seharusnya manusia dapat memanfaatkannya secara maksimal sehingga dapat meringankan dan membantu kebutuhannya. Untuk badan legislatif kemahasiswaan, pengembangan teknologi untuk kepentingan pengawasan dan budgeting sangat penting dengan berbagai keuntungan yang dapat terbantu teknologi sehingga dapat bersifat real-time dan transparan.
Kesimpulan
Berdasarkan keseluruhan artikel dapat disimpulkan jika Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) berperan penting dalam lingkungan perguruan tinggi sebagai badan legislatif mahasiswa. Fungsi utama DPM, yaitu pengawasan, penilaian proposal kegiatan dan anggaran, pemeriksaan laporan keuangan dan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan evaluasi kinerja badan eksekutif di tingkat fakultas dan program studi. Namun, DPM juga menghadapi beberapa tantangan dalam menjalankan tugasnya, seperti kurangnya keterlibatan mahasiswa, keterlambatan pengumpulan dokumen, dan komunikasi yang kurang baik dengan pihak eksekutif.
